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メールを読みやすく書けると仕事の質も上がる、というお話(❐_❐✧)

 今月いよいよ40歳になる人事部マネージャー 宇佐美です(*´ω`)正真正銘おじさんです!

 さて、今回は「メール」についてお話をしてまいります。

 仕事でメールを書く時、皆さんは何を意識しますか?

 私は、とにかく「見やすさ」「分かりやすさ」を意識しています。

 どんなに素晴らしい情報を盛り込んでも、伝えたい事が伝わらないとメールの目的が果たせなくなるので、この2点をなにより大切にしています。

 ただ、色んな方のメールを見ていると「え??」となる事があります。

 特に最近気になった「え??」メールを7例ご紹介します(^_^)/

①宛て名が書いていない。

→きわめて親しい間柄でない限りは、正直、宛て名が書いていない時点で「このひと常識に欠けるのかな?」と感じます。

②自分の名前を書いていない。

→メールのどこにも名前を書いていない人は「常識外れ」ですが、文末に名前を載せているから冒頭の自己紹介を省略しているひとも「名乗らずに話を始めるのは失礼では?それに、文末まで読まないと誰か分からないのは不親切じゃない?」とおもいます。

③ひとつの文が長すぎる。

→ひとつの文を接続詞等で繋いで、繋いで、150文字くらいになっている方がいます。
これはとにかく読みにくく分かりにくいので「伝えたいこと伝わらなくなるかもしれないけど、それでいいの?」と不思議におもいます。

④カタカナ言葉と難しい言葉を多用。

→ 賢いひとは、わかやすい平易な言葉で、難しい事を話します。
ただ、そうでない人は、正確に意味が分かっていないカタカナ言葉や難しい言葉を使うので「背伸びしてるのバレバレで、底の浅さをアピールすることになるよ?」と心配になります。

⑤箇条書きを使わない。

→箇条書きは「書きやすい」上に「読みやすい」表現方法です。
箇条書きを使えばわかりやすい事柄を、あえて文章で書いて「わかりづらい」ままにしているメールを読むと「コミュニケーション能力が低いなぁ」と残念に感じます。

⑥じらしプレイがすぎる。

→経緯などの説明がものすご~く長くなんの話題だったかわからなくなった頃にようやく「結論」が書いてあるメールがあります。
ただ、「読み手も忙しいであろうことを想定し、結論は冒頭に持ってくるか、せめて相手の集中力がまだ残っている内に書いた方が良いのになぁ」とおもいます。

⑦結論がいきなりすぎる。

→上のとは逆に、説明がなく、ただ結論だけ書いてあるメール。
これだと、結論に至った経緯を質問していかねばならず、メールのやりとりの回数が増え、お互いに負担がかかります。
相手が質問したくなるであろう事を想像し、あらかじめ書いておくのが「仕事が出来る」て事かと私はおもいます。

ー7例を挙げてみましたが、いかがでしょうか?

 どれも難しい事ではないですよね?

 でも、難しくないからこそ、これらが出来ないと「難しくないことも出来ないひと」と評価されてしまいます。(あと、「気が使えないひと」「コミュニケーション能力が低いひと」とも思われてしまうかもしれないです(-_-;)…)

 という事で「メール一本で自分の評価を下げるのはもったいない」と私はおもいますが、皆さんはいかがですか?

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